ASSISTENZ, SEKRETARIAT
Sekretäre und Assistenten helfen, den reibungslosen Ablauf eines Unternehmens zu gewährleisten und kümmern sich um die administrativen und organisatorischen Aufgaben, die die Organisation zum Funktionieren bringen. Typische Aufgaben solcher Jobs umfassen:
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Anrufe annehmen, Nachrichten entgegennehmen und Korrespondenz bearbeiten
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Tagebuch führen und Termine vereinbaren
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Verfassen, Vorbereiten und Sortieren von Berichten
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Organisation von Terminen (Erstellung von Tagesordnungen und Protokollierung)
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Verwaltung von Datenbanken
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Priorisieren von Arbeitsauslastungen
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Umsetzung neuer Verfahren und Verwaltungssysteme
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Verbindung mit relevanten Organisationen und Kunden
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Koordination von manchen Werbemaßnahmen
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Rechnungen oder Ausgaben protokollieren oder bearbeiten
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Als Front-Desk Kunden begrüßen
Eine administrative Rolle kann manchmal ein Weg in einen besseren Beruf sein, insbesondere in den Medien oder im Marketing; was bedeutet, dass viele Fachleute in Bereichen wie Marketing und Medien erst eine administrative Rolle einnehmen und später befördert werden. In ähnlicher Weise arbeiten Studenten und Absolventen während der Semesterferien oder nach ihrem Abschluss oft als Assistent. Marketingassistenten unterstützen die Arbeit von Marketingmanagern und Führungskräften bei Projekten zur Maximierung von Unternehmensprofiten und zur Entwicklung von Verkaufsstrategien oder Marketingkampagnen. Projektassistenten sind Mitarbeiter, die nach Weisung der Projektführung variierende Aufgaben übernehmen. Zu diesen Aufgaben kann je nach Arbeitgeber alles von Fremdsprachenübersetzungen bis Eventorganisationen gehören.
Die Berufsbezeichnung für diese Art von Stellen und ihr Dienstalter variieren je nach Arbeitgeber. In einigen Organisationen sind die Berufsbezeichnungen "persönlicher Assistent" und "Assistent der Geschäftsführung" austauschbar. In anderen Fällen ist der Assistent der Geschäftsführung älter als ein persönlicher Assistent und übernimmt mehr Verantwortung, wie zum Beispiel ein Marketing- oder Vertriebsassistent.