(Senior) Guestmanager (m/w/d)

Die Audi Event Solutions GmbH ist ein auf Events und Experiences speziali­siertes Tochter-Unter­nehmen der Audi Immogroup. Im Auftrag der AUDI AG, aber auch als Dienstleister für alle anderen Unter­nehmen setzt die AES pro­fes­sionelle Veranstaltungen um und kann dabei auf zahlreiche Locations zurückgreifen, welche maximal flexibel und hochwertig zugleich sind. Deshalb organisieren wir Businessmeetings mit zwei Personen in exklusiven Räumlich­keiten bis hin zu Groß­veranstal­tungen mit 2.000 Per­sonen. Zudem betreut die AES die Audi driving experience von der Planung der facetten­reichen Fahr­events, über die technische Betreuung der Fahrzeuge sowie die Durch­führung sämt­licher Fahrten, egal ob auf der Dynamikfläche in Neuburg oder über die atemberauben­den Kehren am Groß­glockner. Weiter­hin hat die AES die Agenturtätigkeit am Audi Campus Flughafen München über­nommen und ist in der Ver­ant­wortung internationale Events und Meetings an fünf verschie­denen Veran­staltungsorten durchzu­führen. In allen Tätig­keits­bereichen steht ein Ansatz im Fokus: Full-Service! Von der ersten Kontakt­aufnahme bis zur ganzheitlichen Eventumsetzung stehen wir als profes­sioneller Ansprechpartner an Ihrer Seite.

• Eigenständige Planung, Organisation und Durchführung von Veranstaltungen im Bereich Guest-/ Teilnehmermanagement
• Abwicklung der Registrierung, Anmeldung und Korrespondenz von und mit Teilnehmenden
• Kommunikation mit Marktverantwortlichen, Kunden und Dienstleistern
• Erstellung von digitalen, projektspezifischen Lösungen in der Guestmanagementsoftware (Websites, Onlineregistrierung, Einladungs- und Changemanagement, Check-in Prozesse etc.) inkl. Pflege und Verwaltung
• Erarbeitung von Projektplänen, Projektpräsentationen und Sicherstellung aller eventrelevanten Unterlagen & Materialien
• Markenadäquate Kundenberatung und Kundenführung zu allen Formaten rund um Live-Events
• Veranstaltungsbegleitung und Betreuung der Teilnehmenden während Veranstaltungen
• Budgetverantwortung inkl. Einholung von Angeboten, Beauftragung, Rechnungs- und Kostenkontrolle
• Schnittstelle zu Rahmenvertragspartnern
• Übernahme einer koordinativen Rolle bei Sonderveranstaltungen mit Steuerung der Gesamtprojektübersicht sowie Unterstützung der Eventmanager: innen in der Umsetzung

• Ausgeprägte Berufserfahrung im Projekt- und Eventmanagement, idealerweise in den Bereichen Teilnehmermanagement, Guest Relations oder Kommunikationsumfeld
• Interesse am Berufsfeld, Freude am Umgang mit Menschen und inhaltlichen und konzeptionellen Gestaltung der Guest Experience
• Leidenschaft für die Gestaltung hochwertiger Touchpoints innerhalb der Teilnehmerreise
• Professioneller und serviceorientierter Umgang mit Kunden und Teilnehmenden mit einem hohen Qualitäts- und Serviceanspruch sowie einem Blick fürs Detail
• Teamplayer mit Einsatzbereitschaft, hoher Flexibilität und einer zuverlässigen, eigenständigen sowie strukturierten Arbeitsweise
• Eigenverantwortlicher Arbeitsstil mit dem Wunsch, Themen aktiv voranzutreiben und Verantwortung zu übernehmen
• IT-Affinität und eine lösungs- und zielorientierte Arbeitsweise mit technischem Verständnis
• Interesse an Content Management
• Ausgezeichnete Deutsch- und mindestens sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift, zusätzliche Sprachen bereichern unser Team und sind für das Aufgabenprofil ein Gewinn
• Sicherer Umgang mit MS-Office, insbesondere Excel