Office Manager/in Assistenz (m/w/d) (Vollzeit)

Wir, die HTB Hanseatische Fondshaus GmbH, Bremen, sind eine von der Bundesanstalt für Finanzdienstleis­tungsaufsicht (BaFin) zugelassene, etablierte und wachsende Kapitalverwaltungsgesellschaft (KVG) im Finanzdienst­leistungsbereich. Neben der Auflage eigener geschlossener Alternativer Investmentfonds (AIF) ist die Gesellschaft als Service-KVG in den Bereichen Immobilien, Private Equity sowie erneuerbare Energien tätig. Zur weiteren Verstärkung des Teams suchen wir Sie als

Office Manager/in Assistenz (m/w/d) (Teilzeit/Vollzeit)

• Officemanagement: Organisation und Etablierung dauerhaft funktionierender Routinen für den reibungslosen Ablauf im Office
• Empfang: Sie sind der erste Ansprechpartner und das erste Gesicht für alle unsere Gäste vor Ort
• Kommunikation: Bearbeitung der Ein- und Ausgangspost sowie E-Mails und die Führung von Telefonaten
• Projektmanagement: Planung und Koordination von Meetings sowie Projekten, Unterstützung bei der Erstellung von Berichten und Präsentationen
• Finanzverwaltung/Recht: Verwaltung von Rech­nungen, vorbereitende Buchhaltung und die Kommunikation mit dem Steuerberater, Rechtsan­wälten und dem Notariat
• Personalverwaltung: Unterstützung bei der Planung/Durchführung von Bewerbungsgesprä­chen, dem Onboarding neuer Mitarbeiter/innen sowie der Verwaltung von Personalakten
• Termin- und Reisemanagement: Koordination von Terminen, Buchung und Organisation von Geschäftsreisen
• Administration: Erstellen von Berichten, Präsen­tationen, Verfassen von Korrespondenzen, das Organisieren und Archivieren von Dokumenten sowie Dateien
• Kundenbetreuung: Verwaltung von Geschäfts­partneranfragen sowie die Unterstützung des Vertriebsteams

• Sie verfügen über mehr als 3 Jahre Erfahrung in einer Verwaltungsposition im Assistenzbereich.
• Sie haben Ihre Ausbildung idealerweise im juristischen oder kaufmännischen Bereich erfolgreich abgeschlossen (z.B. Rechtsanwalts- und Notarfachangestellte oder Bürokaufleute).
• Sie sind außergewöhnlich gut organisiert, proaktiv, selbständig, äußerst praktisch veranlagt und achten auf Details.
• Sie sind bereit, Ihre ausgeprägten Management- und Organisationsfähigkeiten einzusetzen und sind gleichzeitig sehr service- sowie lösungs­orientiert.
• Sie ergreifen gerne die Initiative und übernehmen die Verantwortung für Aufgaben mit wenig Aufsicht.
• Sie können mit vertraulichen Informationen integer umgehen und wissen, dass Diskretion der Schlüssel ist.
• Sie kommunizieren klar und effektiv und sprechen fließend Deutsch, sowohl in Wort als auch in Schrift, Englisch ist wünschenswert.
• Sie verfügen über sehr gute PC-Kenntnisse (Office, Outlook, Word, Excel und PowerPoint).

• ein unbefristetes Arbeitsverhältnis
• kostenlose Getränke
• die Möglichkeit, das Unternehmen mitzugestalten
• eine angenehme Arbeitsatmosphäre in einem kollegialen und dynamischen Team
• einen modernen Arbeitsplatz
• eine gute Verkehrsanbindung
• ein Ticket für den ÖPNV/Fahrtkostenzuschuss
• Option auf ein E-Bike-Leasing