Kaufmännische Fachkraft für Auftrags- und Finanzabwicklung (m/w/d) — Karlsruhe
Über die Position
Wir suchen für unseren Kunden in Karlsruhe eine verantwortungsbewusste kaufmännische Fachkraft für die Auftrags- und Finanzabwicklung (m/w/d). Die Stelle ist in Vollzeit mit einer Wochenarbeitszeit von 35–40 Stunden im Tagesschichtbetrieb angesiedelt. Die Ausschreibung erfolgt unter Beachtung des Arbeitnehmer-Entsendegesetzes (AEntG). Sie sind zentrale Anlaufstelle zwischen Vertrieb, Einkauf und Buchhaltung und stellen sicher, dass Aufträge, Rechnungen und Zahlungen effizient und fehlerfrei abgewickelt werden.
Ihre Aufgaben
- Eigenständige Bearbeitung von Kundenaufträgen von der Angebotserstellung über Auftragsbestätigung bis zur Rechnungsstellung
- Enge Abstimmung und Unterstützung des Vertriebsinnendienstes: Angebotskalkulation, Auftragsklärung sowie Nachverfolgung offener Bestellungen
- Prüfung, Kontierung und Verbuchung eingehender Rechnungen sowie Abwicklung des Zahlungsverkehrs
- Mitarbeit im Debitoren- und Kreditorenmanagement inklusive Mahnwesen und Forderungsabgleich
- Unterstützung bei der Vorbereitung von Monats- und Jahresabschlüssen und Aufbereitung von Unterlagen für das Controlling oder den Steuerberater
- Pflege und Aktualisierung von Stammdaten im ERP-System und Sicherstellung einer nachvollziehbaren Dokumentation
- Korrespondenz mit Kundinnen, Lieferantinnen und internen Fachbereichen per E-Mail und Telefon
- Mitwirkung an der Optimierung von Prozessen in der Auftragsabwicklung und Buchhaltung zur Steigerung von Effizienz und Qualität
Ihr Profil
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z. B. Kaufmann/Kauffrau für Büromanagement, Industriekaufmann/-frau oder eine vergleichbare Qualifikation). Eine steuerfachliche Zusatzqualifikation ist von Vorteil
- Berufserfahrung oder erste einschlägige Erfahrung in der Auftragsbearbeitung, im Vertriebsinnendienst oder in der Buchhaltung
- Selbstständige, sorgfältige und strukturierte Arbeitsweise sowie ein ausgeprägtes Zahlenverständnis
- Gutes Organisationsgeschick, zuverlässiges Zeitmanagement und Verantwortungsbewusstsein
- Sicherer Umgang mit MS Office, idealerweise Erfahrung mit gängigen ERP- und Buchhaltungssystemen (z. B. DATEV, SAP, Lexware)
- Teamfähigkeit, Kommunikationsstärke und ein serviceorientiertes Auftreten, insbesondere im Austausch mit dem Vertrieb
Einarbeitung & Team
- Strukturierte Einarbeitung: Sie erhalten eine umfassende Einführung in Abläufe, Systeme und Kundenfälle sowie einen persönlichen Ansprechpartner aus dem Team
- Arbeit im kollegialen Umfeld: kurzes Entscheidungswege, regelmäßiger Austausch mit dem Vertriebsinnendienst und der Buchhaltung
- Moderne Arbeitsmittel: Laptop, zentrale Systeme und Dokumentenvorlagen, Zugang zu digitalen Ablage- und Kommunikationsplattformen
Wir bieten
- Attraktive Vergütung inklusive möglicher Sonderzahlungen und tariflicher Zuschläge (Feiertags-, Wochenend- und Nachtzuschläge)
- Langfristige Perspektive mit Option auf Übernahme durch unseren Kunden
- Abwechslungsreiche Aufgaben mit Gestaltungsspielraum und Beteiligung an Prozessverbesserungen
- Weiterbildungsmöglichkeiten und Unterstützung bei fachlichen Qualifikationen
- Persönliche Betreuung durch unser regionales Team sowie faire und transparente Arbeitsbedingungen
Interesse geweckt?
Wenn Sie sich angesprochen fühlen, freuen wir uns auf Ihre Bewerbung mit möglichem Eintrittstermin und Gehaltsvorstellung, bevorzugt per E-Mail an unsere Niederlassung. Weitere Fragen beantworten wir gern telefonisch.
Trio Personalmanagement – regional, persönlich und erfahren. Standort: Karlsruhe. Anstellungsart: Vollzeit, Tagesschicht, 35–40 Std./Woche.