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Dokumentenkoordinator für Großprojekte (m/w/d)

ATLAS TITAN Ost GmbH

Isernhagen

VollzeitIsernhagenManagement, Beratung

Über die Position
Für unsere Projekte im Bereich Erneuerbare Energien suchen wir eine engagierte Fachkraft als Dokumentenkoordinator (m/w/d). In dieser Position sorgen Sie dafür, dass alle projektrelevanten Unterlagen strukturiert, nachvollziehbar und fristgerecht verfügbar sind. Die Ausschreibung erfolgt unter Berücksichtigung der einschlägigen gesetzlichen Vorgaben, insbesondere des Arbeitnehmer-Entsendegesetzes (AEntG).
Ihre Aufgaben

Eigenverantwortliche Koordination des Dokumentenflusses innerhalb interdisziplinärer Projektteams; Sicherstellung klarer Abläufe von Einreichung bis Freigabe
Prüfung eingehender Unterlagen auf Vollständigkeit, formale Richtigkeit und Einhaltung projektinterner Standards; Identifikation von Nachbesserungsbedarf
Pflege und Administration der digitalen Dokumentenablage in Microsoft SharePoint inklusive Metadatenmanagement, Versionierung und revisionssicherer Archivierung
Unterstützung bei der Implementierung und Betreuung der Kollaborationsplattform thinkproject; Mitarbeit bei der Einrichtung von Projektstrukturen, Nutzerberechtigungen und Workflows
Überwachung und Nachverfolgung von Prüf- und Freigabeterminen; Erstellung regelmäßiger Statusberichte und Eskalations-Reports für Projektleitung und Stakeholder
Vorbereitung und Koordination der finalen Übergabe von Projektdokumenten an interne und externe Empfänger gemäß festgelegter Spezifikationen
Mitarbeit an der Weiterentwicklung dokumentenbezogener Prozesse, Erstellung von Prozessbeschreibungen und Schulungsunterlagen sowie Durchführung kurzer Einweisungen für Kolleginnen und Kollegen
Beratung der Projektbeteiligten bei Fragen zur Dateibenennung, Ordnerstruktur, Versionskontrolle und Compliance-relevanten Aspekten

Ihr Profil

Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation
Berufserfahrung im Umgang mit Dokumentenprozessen, vorzugsweise in großen Projekten oder in der Energie- bzw. Infrastrukturbranche
Praktische Kenntnisse in Microsoft SharePoint sind erwünscht; Erfahrungen mit thinkproject sind ein Plus
Sicherer Umgang mit Microsoft Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint, Teams) und routinierte Anwendung gängiger Office-Standards
Sehr gute Deutschkenntnisse und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift; Fähigkeit, Inhalte strukturiert zu dokumentieren
Selbstständige, strukturierte Arbeitsweise mit hoher Detailgenauigkeit, ausgeprägtem Qualitätsbewusstsein und Dienstleistungsorientierung gegenüber internen Kunden
Kommunikationsstärke und Teamfähigkeit, gepaart mit einem pragmatischen, lösungsorientierten Vorgehen

Wir bieten

Ein umfassendes Sozialpaket mit betrieblicher Altersvorsorge, Angeboten zur Gesundheitsförderung und unterstützenden Versicherungsleistungen
Individuelle Entwicklungsangebote inklusive fachlicher Weiterbildung, regelmäßiger Feedback-Gespräche und klarer Einarbeitungsstrukturen mit festen Ansprechpartnern
Flexible Arbeitsmodelle und moderne Arbeitsplatzausstattung: Mobiles Arbeiten je nach Projektanforderung, 30 Tage Urlaub sowie ein marktgerechtes Vergütungsmodell mit leistungsbezogenen Komponenten
Zusatzleistungen wie JobRad, Deutschlandticket, Corporate Benefits, Mitarbeiterveranstaltungen sowie weitere Benefits zur Work-Life-Balance
Ein kollegiales Arbeitsumfeld mit Möglichkeiten zur Mitgestaltung interner Initiativen, z. B. zu Nachhaltigkeit und Betriebsklima

Hinweise zur Bewerbung
Wir freuen uns auf Ihre vollständigen Bewerbungsunterlagen mit Angabe Ihrer Verfügbarkeit sowie Ihrer Gehaltsvorstellung. Für Rückfragen steht Ihnen unsere Personalabteilung gerne zur Verfügung. Die Position wird unter Beachtung aller relevanten gesetzlichen Regelungen, inklusive des AEntG, angeboten.