Berufsporträt Sekretärin

Berufsbeschreibung

Wenn man an den Beruf einer Sekretärin denkt, hat man wahrscheinlich meistens das Bild einer Frau im Kopf, die telefonierend an einem Schreibtisch sitzt und die Termine von einem wichtigen Manager koordiniert. Der Job ist jedoch weitaus vielseitiger, als man sich vorstellen mag. Als Sekretärin kümmert man sich nämlich um die Aktenführung, das Zeitmanagement, die Verwaltung oder die Terminvergabe bei verschiedensten Firmen. Der Begriff Sekretär stammt vom lateinischen Wort „secretio“ ab, was so viel wie im Geheimen heißt. Das lässt auch auf den ursprünglichen Sinn des Berufs schließen, denn früher war ein Sekretär so viel wie ein eingeweihter Schriftführer von gewissen Institutionen wie Fürstentümern.

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Voraussetzungen und Ausbildung

Eine gute Sekretärin ist eine Meisterin der Organisation, muss gut koordinieren können und darf sich auch durch andere Menschen nicht aus der Ruhe bringen lassen. Die Anforderungen an diesen Beruf sind ziemlich vielfältig. Neben einer strukturierten Arbeitsweise muss man über eine ausgezeichnete Rechtschreibung für das Aufsetzen von Schriftstücken verfügen, gepflegtes Auftreten beherrschen sowie kommunikative, interkulturelle und soziale Kompetenzen im Umgang mit anderen an den Tag legen können.
Anders als bei fast allen Berufen gibt es keine direkte Ausbildung für den Beruf als Sekretärin. Frauen, die in diesem Berufsfeld arbeiten, sind also meistens Quereinsteigerinnen. Wichtige Grundlagen sind jedoch Erfahrungen oder eine Ausbildung im kaufmännischen Bereich. Berufe, die sich hierfür eignen sind zum Beispiel Kauffrau für Büromanagement, Industriekauffrau oder Kauffrau für Marketingkommunikation. Die hierbei erworbenen Kenntnisse sind vielfältig und bereiten somit auf den Beruf als Sekretärin vor. So lernt man in der dreijährigen Ausbildung unter Anderem wie man Präsentationen erstellt, Buchführung macht, Statistiken erstellt oder Briefe aufsetzt. All das sind mögliche Aufgaben, die auf eine Sekretärin zukommen können. Weitere wichtige Voraussetzungen: EDV-Kenntnisse im Umgang mit Text-, Tabellen- oder Präsentationsprogrammen, Kommunikationstalent sowie
Fremdsprachenkenntnisse.

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Unterschied zwischen Sekretärin und Assistentin

Im heutigen Sprachgebrauch verschwimmt die Grenze zwischen den beiden Berufsbezeichnungen immer mehr. Doch bedeuten sie auch beide das Gleiche? Haben beide dieselben Aufgaben und welcher Beruf ist mit mehr Prestige verbunden? Grundsätzlich lässt sich sagen, dass beide Bezeichnungen den selben Beruf beschreiben. Der Begriff Sekretärin ist dabei wohl einfach etwas älter und wurde heutzutage von Begriff der Assistentin abgelöst. Die Neudefinition des Begriffs geht wohl einher mit der neuen Rollenerwartung an den Beruf. Während die Sekretärin eher als Chefvertretung angesehen wurde, die in seinem Namen handelt und einfache Bürotätigkeiten ausübt, wird die Assistentin mit höheren Ansehen ausgestattet. So ist sie hervorragend qualifiziert, leitet Projekte selbstständig und übernimmt anspruchsvolle Führungsaufgaben. Der Begriff Sekretärin verschwindet auch bei den meisten Unternehmen zunehmend aus dem Sprachgebrauch und drücken damit auch die entgegengebrachte Wertschätzung aus.

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Einkommen

Das Einkommen einer Sekretärin, auch Office Managerin genannt, ist abhängig von diversen Faktoren. Darunter fallen zum Beispiel die Branche, die Betriebsgröße, die Berufserfahrung, die Region oder ob Zusatzqualifikationen vorliegen. Zu dem Punkt der Unternehmensgröße lässt sich sagen: Bei einem kleinen Unternehmen mit maximal 250 Mitarbeitern liegt das Bruttojahresgehalt der Sekretärin bei etwa 45.000 Euro, bei einem großen Unternehmen mit über 1000 Mitarbeitern kann das Gehalt auch bei 55.000 Euro pro Jahr liegen.
Auch die Stellung und die Wichtigkeit des unmittelbaren Chefs nimmt Einfluss auf das Jahressalär: Als Sekretärin der Geschäftsführung kann man bis zu 55.000 Euro brutto verdienen, als Assistenz des Vorstands sogar bis zu 75.000 Euro.
Auch im Bereich Arbeitserfahrung kann man eine deutliche Diskrepanz erkennen: Berufseinsteigerinnen können mit einem Jahresgehalt von etwa 30.000 Euro brutto rechnen, nach zehn Jahren Berufserfahrung sind es schon etwa 60.000 Euro. All diese Faktoren zeigen, wie unterschiedlich die Verdienstmöglichkeiten als Sekretärin ausfallen können. Deshalb können auch keine verbindlichen Angaben gemacht werden.

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Tätigkeitsfelder

Gute Sekretärinnen sind in vielen Bereichen und Regionen gefragt. Sowohl in Kleinstädten als auch in Ballungsgebieten wie Hamburg, München oder Berlin sucht man nach einer qualifizierten Assistentin, deshalb gibt es viele Jobs und Stellenangebote in diesem Bereich. Jedoch steigen auch die Anforderungen. Qualifizierte Sekretärinnen finden Anstellung in sämtlichen Bereichen der Wirtschaft, bei Gewerbe-, Handels- und Industrieunternehmen, in Hotels oder der Tourismusbranche, bei Banken und Versicherungen oder verschiedenen Institutionen des öffentlichen Dienst. Da alle Bereiche äußerst unterschiedlich sind, sind damit auch verschiedene Aufgaben verbunden. Diese werden durch Zusatzqualifikationen und Schulung vermittelt. Beispielhaft sind hier medizinische Sekretärinnen zu nennen, die mittles Spracherkennungssystem ärztliche Befunde erstellen. Darüber hinaus muss man als Sekretärin über ein gewisses Interesse an der jeweiligen Branche verfügen.
Es gibt auch etliche weitere Formen im Sekretariat, die zwar mit den meisten Aufgaben von einem Sekretär betreut sind, jedoch auch über sehr spezielle verfügen. Der wohl bekannteste hierbei ist der Beruf des Staatssekretärs. Dieser zeichnet sich durch seine enge Verflechtung in die Politik aus, da er meistens einem Staatsminister direkt untergeordnet ist und dennoch ein Regierungsmitglied mit politischer Funktion ist. Ein weiteres Beispiel hierfür ist der Fremdsprachensekretär, der für die mündliche und schriftliche Korrespondenz verantwortlich ist. Ein drittes Beispiel für einen Sekretär mit besonderen Aufgaben ist der des Rechtssekretärs. Dieser ist ein meist bei Gewerkschaften tätiger Jurist, der vor Allem beratend bei außergerichtlichen Angelegenheiten zur Verfügung steht.

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Rollenbilder

Das Rollenbild und die Erwartungshaltung an den Beruf der Sekretärin haben sich zweifelsohne rasant weiterentwickelt. Wie bereits erwähnt fallen auf die Sekretärinnen immer mehr Aufgaben zurück und Aufgabenfelder verschieben sich. Während man dem Beruf früher eine Rolle ohne Verantwortung zugedacht hat, sieht dies heute ganz anders aus. Anstatt dem Chef Kaffee zu kochen, ist die Sekretärin heute viel selbstständiger: Anstatt sich wie früher Texte nur vom Chef diktieren zu lassen, setzt sie heute selbstständig Texte auf. Auch die Personen hinter dem Vorzimmer haben sich in gewisser Weise verändert: Sie sprechen nicht nur vor, sondern hantieren selber mit dem Computer herum. Das Machtgefüge hat sich in mancher Hinsicht verschoben. Während Sekretärinnen früher nur als Untergeordnete ihres Chefs angesehen wurden, sind sie heute eher so etwas wie seine rechte Hand. Anstatt nur stumpf an die Schreibmaschine gefesselt zu sein, hat sich das entsprechende Aufgabenspektrum drastisch erweitert. Damit geht jedoch auch ein Mehr an Verantwortung einher.
Doch woher kommt es eigentlich, dass der Beruf Sekretär wie kein zweiter mit der Besetzung durch Frauen assoziiert wird? Zwar geht der Trend dahin, dass auch immer mehr Männer diesem Beruf nachgehen, dennoch überwiegt der Anteil an Frauen, die als Sekretärin arbeiten. Historisch gesehen lässt sich dies auf die Sezessionskriege in den 1860er Jahren in den USA zurückführen. Da aufgrund der kriegsbedingten hohen Sterberate von Männern wenig Personal zur Verfügung stand, begann die Regierung der Vereinigten Staaten vermehrt Frauen für Bürotätigkeiten einzustellen. Aufgrund der unterschiedlichen Wertschätzung des Arbeitswerts von Männern und Frauen wurden diese unterdurchschnittlich bezahlt und erwiesen sich trotzdem als produktiver. Der Anteil der Frauen, die Bürotätigkeiten ausübten, wuchs an: Während 1870 nur etwa drei Prozent von 80.000 Büroangestellten weiblich waren, stellten Frauen 1920 rund die Hälfte von drei Millionen Angestellten im Büro.
Während Frauen anfangs nur einfache Aufgaben wie Stenografie zugetraut wurde, übernahmen sie im weiteren Verlauf auch komplizierte Aufgaben. Dennoch blieb das Verständnis, dass Frauen einfache Assistenz- und Schreibaufgaben übernehmen sollten. Auch Werbemaßnahmen mit weiblicher Schreibmaschinenkräfte trugen zu dieser Typisierung bei. Von den USA wurde dieses Rollen- und Arbeitsverständnis weiter in die Welt getragen, wo es bis ins 21. Jahrhundert überdauerte. Jetzt scheint es jedoch sowohl in der Geschlechterrolle als auch im Verantwortungsgefüge eine Revolution zu geben.